深圳市流动人员档案处理指南

深圳市毕业生、创业者等流动人员档案处理方法具体如下：

一、哪些档案算是流动人员档案？


《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）规定：流动人员人事档案是人事档案的重要组成部分。

■非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；
■辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；
■与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；
■未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；
■自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案；
■外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案；
■自由职业或灵活就业人员的档案；
■其他实行社会管理人员的档案。

● 档案接收

○ 市内人员档案托管

一、存档人员提交以下申请材料

    1.《委托保管人事档案申请表》（现场领取或网上申请时直接填报）；
    2.现工作单位劳动关系证明材料或原工作单位解除（终止）劳动关系证明材料；
    3.存档人员有效身份证件；
    4.如委托他人代理，代理人须提供委托书（原件）和代理人有效身份证件。

二、工作人员审核材料，开具《调档函》

三、存档人员回原存档单位办理转档手续

四、档案通过机要通信或专人送取方式转至拟接收单位。专人送取须提供以下材料：
    1.送档人有效身份证件；
    2.密封完好加盖原档案单位骑缝章的档案袋；
    3.单位专人送档须提供送档介绍信（加盖单位章）。

四、拟接收单位工作人员审核档案，符合要求的，登记并形成存档编码入库


五、存档人员在公众号查询到档情况

○ 普通高校应届毕业生档案接收

1.毕业生在广东政务服务网深圳市注册账号并登录人才引进系统申报信息并测评，打印《毕业生接收申请表》

2.回学校提交《毕业生接收申请表》办理派遣

3.学校将档案通过EMS转至《毕业生接收申请表》上指定档案接收单位

4.向档案接收单位查询到档情况

5.毕业生在办理完报到手续后前往档案接收单位提交报到证、毕业生介绍信

○ 留学人员建档

高中毕业前出国的留学人员，回国工作后可申请建立人事档案。

一、存档人员提交以下申请材料
1.《国（境）外学历学位认证书》 ；
2.《留学人员行政介绍信》 ；
3.《出国留学人员资格证明》 ；
4.《委托保管人事档案申请表》（现场领取或网上申请时直接填报）；
5.《干部情况登记表》（现场领取）；
6.存档人员有效身份证件；
7.如委托他人代理申请递交档案，代理人须提供委托书（原件）和代理人有效身份证件；
8.已有相关单位工作经历的可提供工作经历证明材料。

二、学校将档案通过EMS转至《毕业生接收申请表》上指定档案接收单位

三、拟接收单位工作人员审核档案，符合要求的，登记并形成存档编码入库

四、工作人员打印档案转递回执单交给存档人员

● 档案转出

一、存档人员提交申请材料

    1.《调档函》原件（具有人事档案保管权的接收单位开具，抬头名称：深圳市人才服务中心）；
    2.存档人员有效身份证件；
    3.如委托他人代理申请办理档案转出，代理人须提供委托书（原件）和代理人有效身份证件；
    4.如单位办理须提供介绍信（原件）和经办人有效身份证件。

二、申请退休人员须按以下材料办理：

    1.存档人员有效身份证件；
    2.如申请病退，须提供深圳市劳动能力鉴定委员会出具的完全丧失劳动能力鉴定结论（收复印件1份）；
    3.如委托他人代理，代理人须提供公证授权委托书（原件）和代理人有效身份证件，如代理人与当事人满足直系亲属关系须提供相应亲属关系证明材料/证件（原件）、委托书（原件）和代理人有效身份证件。

三、工作人员审核材料、核实调档人身份

四、工作人员检查、核对将要转出的档案，对流动人员人事档案转出进行登记，并由经办人签字

五、工作人员打印《流动人员人事档案转递通知单》，严密包封档案并加盖章

六、档案通过机要通信或专人送取方式转至拟接收单位

七、存档人员向拟接收单位核实到档情况

● 档案材料归档

一、存档人员向现存档单位提交申请材料

1.携带下列材料之一或多项：

    ①入党材料（密封完好）
    ②职称评审材料
    ③学籍材料（密封完好）
    ④报到证、就业通知书
    ⑤毕业生介绍信
    ⑥就业信息登记表
    ⑦入深调令
    ⑧转正定级表
    ⑨雇员年度考核表、劳动合同
    ⑩教师资格认定申请表
    ⑪其他归档材料

2.存档人员有效身份证件；

3.如委托他人代理申请递交档案材料，代理人须提供委托书（原件）和代理人有效身份证件；

4.提交继续教育学籍材料须同时提交学历学位验证报告（复印件1份）（学历认证可通过学信网打印《教育部学历证书电子注册备案表》1份，学位认证可通过学位网打印《教育部学位认证报告》）。

二、工作人员对材料进行鉴别，是否属于归档范围

三、工作人员在收到档案材料后5个工作日内将材料归入本人档案

● 档案查阅

一、查档单位提交申请材料

（1）查档单位出具介绍相关查档人员查档事由的介绍信原件，须注明被查档对象的姓名及身份证号；
（2）查档人员的工作证或有效身份证件；
（3）如公安、司法、监察机关因工作需要复印档案材料取证的，须在介绍信注明。

二、单位审档，建议预约办理，工作人员将提前安排取档以便提高审档效率。

    ■预约流程：

    单位经办人发送审档需求邮件到人事档案服务中心公共邮箱rsdafwzx@szhr.com，并将预约审档的人员名单（姓名、身份证号、档案号）汇编成Excel电子表格附件在邮件中，等候受理审核，邮件通知预约结果。

三、工作人员审核材料

四、符合规定的查档申请人在《流动人员人事档案查阅登记表》上登记

五、工作人员将档案交查阅人查阅

六、查阅后由工作人员核对无误后入库保存

● 档案借阅

一、借阅单位提交申请材料

(1)具有档案保管权单位出具借用相关人员档案的函件原件，须注明被借档对象的姓名及身份证号；
(2)存档人员有效身份证件；
(3)如委托他人代理申请办理档案借出，代理人须提供委托书（原件）和代理人有效身份证件。

二、工作人员审核材料

三、借阅人在《流动人员人事档案借出登记表》上登记

四、将档案密封、盖章交给借阅单位，并告知借阅人归还日期

五、归还时工作人员检查档案，核对无误后入库保存

● 出具相关证明及政审

一、存档人员提交申请材料

(1)存档人员有效身份证件；
(2)如委托他人代理办理，代理人须提供委托书（原件）和代理人有效身份证件；
(3)如人事档案中无相关证明事项记载，须提交相关事项记载材料原件；
(4)如有固定政审考察格式要求（或表格），须按政审考察需求提供相关模板（或表格）。

二、工作人员审核材料

三、工作人员依据档案记载出具相关证明、档案材料复印件

● 档案材料借阅

存档人员因党员转正、材料缺章等需要使用档案中部分材料原件的，可申请借阅档案材料。

一、存档人员提交申请材料

(1)存档人员有效身份证件；
(2)如委托他人代理申请借阅档案材料，代理人须提供公证授权委托书（原件）和代理人有效身份证件，如代理人与当事人满足直系亲属关系须提供相应亲属关系证明材料/证件（原件）、委托书（原件）和代理人有效身份证件。

说明：借用部分档案材料须有明确借阅用途，个人不得随意借阅。

二、工作人员审核材料

三、借阅人在《流动人员人事档案材料借出登记表》上登记

四、工作人员将档案材料密封、盖章交给借阅人，并告知借阅人归还日期

五、归还时存档人员须携带以下材料：

(1)存档人员有效身份证件；
(2)相关归还档案材料（密封完好的材料袋）原件；
(3)如委托他人代理申请归还档案材料，代理人须提供委托书（原件）和代理人有效身份证件。

六、工作人员检查档案材料，核对无误后归档入库